الإدارة

رئيس مجلس الإدارة هو الرئيس التنفيذي للجمعية حيث يقدم لمجلس الإدارة المواضيع ذات العلاقة لمناقشتها واتخاذ القرارات اللازمة. وعليه عقد الاجتماعات اللازمة لتكليفهم بمهام إدارية. ويعتبر رئيس الجمعية أو من ينوب عنه الممثل الرسمي لدى الجهات الرسمية والخارجية المعنية. وعليه تعيين فرق النشاط واللجان المختلفة بعد مشاورة مجلس الإدارة ليتسنى للجمعية القيام بأنشطتها المختلفة حسب الأهداف المرسومة. وقد يشارك في اللجان المختلفة.

يقوم السكرتير بالإشراف على الأعمال السكرتيرية للجمعية.وذلك بالاحتفاظ بجميع ملفات الجمعية غير المالية وخصوصاً الملفات الإدارية. كما عليه الاحتفاظ بقرارات مجلس الإدارة وتوزيع بنود الاجتماعات القادمة وملخص الاجتماعات المنصرمة للحضور. وعليه التنسيق للاجتماعات الإدارية حسب طلب الرئيس واتفاق مجلس الإدارة. كما يكلف السكرتير في بعض الحالات من قبل الرئيس او مجلس الإدارة بالحضور في اجتماعات فرق الأنشطة لرفع التقارير اللازمة لمجلس الإدارة. كما عليه التنسيق لعقد المؤتمرات والنشاطات العلمية التي تتطلب تواجد جهات خارجية وذلك لمساعدة اللجان. كما يتوجب عليه الاشتراك باسم الجمعية في كل الدوريات التي اقرها مجلس الإدارة. يقوم منسق الأنشطة بتنسيق أنشطة الجمعية المختلفة. وعليه إعداد كل متطلبات اللجان، من أوراق ومطبوعات وأماكن وأوقات الأنشطة. كما عليه البحث في أنشطة الجمعيات الفلكية الأخرى وموافاة مجلس الإدارة بكل جديد لمساعدتهم في تبني أنشطة مماثلة.

يقوم المنسق العلمي بتنسيق الجوانب العلمية للجمعية. وعليه البحث عن كل مستجد في الدوائر العلمية والبحوث وتقديم ملخص لرؤساء اللجان ومجلس الإدارة لاتخاذ الإجراءات اللازمة التي تسهل على الجمعية مواكبة المستجدات في ساحة علم الفلك وأدواته، والإشراف على البحوث العلمية والمطبوعات التي تعدها أو تصدرها الجمعية. وعليه التدقيق من الناحية العلمية في إصدارات الجمعية من نشرات ومجلات وكتب. كما يقوم بالإشراف على إصدار مجلة الفلك الفصلية التي تصدرها الجمعية. ويقوم بإعداد برامج اللقاءات العلمية الفلكية التي تنظمها الجمعية بالتعاون مع باقي الأعضاء.

يشرف على الجانب المالي للجمعية، وعليه إيداع جميع الأموال المحصلة في حساب الجمعية البنكي الذي حدده مجلس الإدارة، وعليه إخبار مجلس الإدارة بكل الإيداعات والمصروفات والحركات المالية والرصيد كل ثلاثة أشهر. كما عليه الاحتفاظ بالدفاتر المحاسبية والإيصالات البنكية، وعليه الحصول على التواقيع اللازمة لصرف المستحقات، وعليه المطالبة بمستحقات الجمعية من اشتراكات الأعضاء والاحتفاظ بسجل لكل عضو كما عليه الاحتفاظ بسجل مشترك لكل مشترك في إصدارات الجمعية، وعليه تقديم ميزانية مقترحة أوليه في بداية كل عام جديد وعرضها على مجلس الإدارة لإقرارها بعد التعديل ومقارنتها بالميزانية الفعلية للعام المنصرم.